Gratis ticketsysteem voor supportteams

Wanneer is een gratis ticketsysteem genoeg?

Gratis werkt als je vooral structuur mist: berichten komen binnen, iemand moet eigenaar worden en je wilt voorkomen dat tickets blijven liggen. Het wordt te licht zodra je SLA’s, AI-conceptantwoorden, meerdere rollen, rapportage of complexere automatisering nodig hebt.

Zoek je vooral een volledig ticketing systeem met SLA, teamrollen en rapportage? Gebruik deze pagina dan als instapcheck en ga daarna door naar de hoofdvergelijking.

Gratis ticketsysteem: support of evenementtickets?

Waar moet je op letten bij gratis helpdesk software?

• Een gedeelde inbox met status per ticket
• Eigenaarschap: wie pakt dit op en welke actie staat nog open?
• Heldere limieten, zodat “gratis” geen verborgen blokkade wordt
• Een upgradepad naar AI, teamrollen en rapportage

Wanneer moet je upgraden?

Upgrade zodra het probleem niet meer “we missen structuur” is, maar “we verliezen tijd”. Denk aan meerdere agents, meer talen, veel herhaalvragen, behoefte aan AI-drafts of managementrapportage. Dan is een betaald plan goedkoper dan tickets blijven zoeken in losse tools.

Voorbeelden: hoe een ticketsysteem er in de praktijk uitziet

De term dekt drie behoorlijk verschillende producten, en dat is precies waarom vergelijkingslijstjes zo vaak langs elkaar heen praten. Weet je in welke van de drie je zoekt, dan valt de helft van je shortlist meteen af.

• Klantenservice-ticketing. Vragen van je klanten worden tickets met een eigenaar, status en historie. Zendesk, Freshdesk, Gorgias en SamDesk zitten hier. Dit is waar deze pagina over gaat.
• IT-servicedesk. Meldingen van je eigen collega's, meestal met changemanagement en assetbeheer erbij. Jira Service Management, TOPdesk en ManageEngine ServiceDesk Plus zitten hier.
• Evenementticketing. Kaartverkoop, barcodes en check-in. Zelfde woord, compleet ander product.

Open source en self-hosted: gratis, maar niet kosteloos

Ja, er bestaan gratis self-hosted ticketsystemen, en het zijn serieuze producten. osTicket is de klassieker en draait al jaren bij duizenden organisaties. Zammad is moderner en prettiger in gebruik. FreeScout is de lichtste van de drie en voelt het meest als een gedeelde mailbox. Alle drie mag je op je eigen server zetten zonder licentiekosten.

De rekening komt ergens anders binnen. Iemand moet de server draaien, updates installeren, back-ups controleren en beveiligingspatches bijhouden — ook in je drukste week, ook als diegene op vakantie is. Voor een team met een technische collega die dit leuk vindt, is dat een prima ruil. Voor een webshop van drie man zonder die persoon is een gehost gratis plan bijna altijd de goedkopere keuze, ook al staat er een prijskaartje op het volgende plan.

Eén punt waarop open source wint, ongeacht je teamgrootte: je data blijft van jou en export is nooit een onderhandeling. Weegt dat zwaar in je situatie, zet het dan bovenaan je lijst in plaats van onderaan.

Welke bekende aanbieders hebben een gratis plan?

Dit is de derde route naast open source en gehoste gratis plannen: het instapniveau van een commerciële helpdesk. Aanbieders veranderen hun gratis pakketten regelmatig, dus lees de actuele voorwaarden altijd op hun eigen prijspagina. Wat wél stabiel blijft, is waar de limiet zit — en die zit bijna nooit op het aantal tickets.

• Freshdesk. Heeft van oudsher een gratis plan met een beperkt aantal agents. Automatisering, SLA-regels en de bruikbare rapportage zitten in de betaalde pakketten.
• Zoho Desk. Gratis instap binnen de bredere Zoho-suite. Loont vooral als je de rest van Zoho ook gebruikt.
• HubSpot Service Hub. Gratis tickets binnen het HubSpot-CRM, met de zwaardere supportfuncties achter een betaald pakket.
• Jira Service Management. Gratis voor een klein team. Sterk voor interne IT, minder voor klantgerichte support.
• Spiceworks. Gehoste helpdesk zonder licentiekosten, gefinancierd met advertenties in het product. Bedoeld voor interne IT.
• Zendesk. Heeft geen gratis plan, alleen een proefperiode. Wie “gratis Zendesk” zoekt, komt uiteindelijk uit bij een van de opties hierboven.

Kijk bij elk gratis plan naar drie grenzen voordat je begint: het aantal medewerkers, hoeveel historie je mag bewaren, en of je je data eruit krijgt. Die laatste bepaalt of het gratis plan een startpunt is of een val.

Kun je een voorbeeld geven van een ticketsysteem?

Er zijn drie soorten die alleen in naam op elkaar lijken, en die verwarring is de reden dat prijsvergelijkingen zo vaak mislukken. Bepaal eerst welke van de drie je zoekt:

• Klantenservice-ticketing. Verwerkt vragen van klanten via mail, chat en formulieren. Voorbeelden: Zendesk, Freshdesk, Gorgias, Help Scout, SamDesk.
• IT-servicedesk (ITSM). Verwerkt meldingen van je eigen collega's, met assets, goedkeuringen en wijzigingsbeheer. Voorbeelden: Jira Service Management, TOPdesk, Freshservice, ServiceDesk Plus, GLPI.
• Evenementticketing. Verkoopt toegangsbewijzen met barcodes en check-in. Heeft niets met support te maken.

Eén ticket, van binnenkomst tot afsluiting

Zo ziet het eerste type er in de praktijk uit. Een klant mailt: "Mijn bestelling is niet aangekomen."

1. De mail wordt ticket #1842 met status nieuw, nog zonder eigenaar.
2. Het systeem herkent het mailadres, koppelt de klantkaart en toont de bestelling en de verzendstatus naast het bericht.
3. Een medewerker claimt het ticket. De status wordt in behandeling en de rest van het team ziet dat het bezet is — geen twee antwoorden meer.
4. Hij antwoordt met de trackinggegevens en zet de status op wacht op klant. De teller voor je reactietermijn stopt.
5. De klant reageert drie dagen later. Het ticket opent opnieuw op dezelfde draad, niet als nieuw geval, dus de historie blijft compleet.
6. Het pakket blijkt kwijt. Een interne notitie voor de collega die refunds doet, en het ticket wisselt van eigenaar zonder dat de klant opnieuw hoeft uit te leggen.
7. Ticket gesloten met tag bezorging-kwijt. Aan het eind van de maand zie je hoeveel van die tags er waren, en dat is een gesprek met je vervoerder in plaats van met je team.

Stap 3, 5 en 7 zijn precies wat een gedeelde mailbox niet doet. Dat is de hele reden om over te stappen; de rest is comfort.

Veelgestelde vragen