Voorbeeld van een zzp-factuur: volledig ingevuld (2026)

Hieronder staat een ingevuld voorbeeld van een zzp-factuur met bedrijfsgegevens, KvK- en btw-nummer, een opvolgend factuurnummer, regels, btw en betaaltermijn. Daarna zie je per veld wat verplicht is en welke fouten vaak ontstaan in een los Word- of Excel-sjabloon.

Hoe ziet een nette zzp-factuur eruit?

Een goede factuur is in één oogopslag duidelijk: wie stuurt 'm, aan wie, voor welk werk, voor hoeveel en wanneer het betaald moet zijn. Geen ruis, geen verstopte voorwaarden, geen reken-puzzels. Hieronder een compleet voorbeeld van hoe je de gegevens opbouwt.

Jouw bedrijfsgegevens (bovenaan)

• Bedrijfsnaam: Jansen Klusservice
• Adres: Voorbeeldstraat 12, 1234 AB Amsterdam
• KvK-nummer: [jouw KvK-nummer]
• Btw-identificatienummer: NL001234567B01
• E-mail en telefoonnummer

Factuurgegevens

• Factuurnummer: 2026-014
• Factuurdatum: 25 juni 2026
• Vervaldatum: 9 juli 2026

Gegevens van je klant

• Naam: De Vries Vastgoed B.V.
• Adres: Klantlaan 8, 5678 CD Utrecht
• Eventueel het btw-nummer van de klant (bij zakelijke klanten)

De regels (het werk)

• Arbeid montagewerk, 8 uur à 55,00 = 440,00
• Materiaal (plaatmateriaal en bevestiging) = 120,00
• Voorrijkosten = 35,00

Optelling en btw

• Subtotaal (exclusief btw): 595,00
• Btw 21%: 124,95
• Totaal te betalen: 719,95

Betaalgegevens (onderaan)

• Betaaltermijn: 14 dagen, uiterlijk 9 juli 2026
• IBAN: NL12 BANK 0123 4567 89
• Ten name van: Jansen Klusservice
• Vermeld bij betaling: factuurnummer 2026-014

Zo'n opbouw is overzichtelijk voor de klant en compleet voor je boekhouding. Het belangrijkste is dat de optelsom klopt: de regels samen vormen het subtotaal, daarover reken je de btw, en dat samen is het totaalbedrag dat de klant overmaakt.

De wettelijk verplichte velden

Een factuur is niet zomaar een rekening; de Belastingdienst stelt eisen aan wat erop moet staan. Houd deze verplichte gegevens aan:

• Je volledige bedrijfsnaam en adres. De naam waaronder je staat ingeschreven, plus je vestigingsadres.
• Je btw-identificatienummer. Het btw-id dat begint met NL en eindigt op een B met twee cijfers. Dit is verplicht op elke factuur waarop je btw rekent.
• Je KvK-nummer. Het nummer waaronder je bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven.
• Een uniek, opvolgend factuurnummer. De nummers moeten doorlopen zonder gaten of dubbele nummers, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, enzovoort.
• De factuurdatum. De datum waarop je de factuur opmaakt.
• De naam en het adres van je klant. Bij een zakelijke klant vermeld je waar mogelijk ook diens btw-nummer.
• Een duidelijke omschrijving van het geleverde werk of de producten. Vaag is niet genoeg: "diverse werkzaamheden" geeft gedoe, "8 uur montagewerk plus materiaal" is helder.
• Het btw-tarief, het btw-bedrag en het bedrag exclusief btw. Pas je meerdere tarieven toe, splits ze dan per tarief uit.
• Het totaalbedrag.

Voor een dieper overzicht van elk veld, met de uitzonderingen voor de KOR en btw-verlegd, lees je wat moet er op een factuur staan. Dat artikel gaat per veld de regels langs.

Twee dingen worden vaak verward. Het btw-nummer en het KvK-nummer zijn niet hetzelfde; beide horen op de factuur. En het btw-identificatienummer (het btw-id) is iets anders dan je omzetbelastingnummer dat je voor je aangifte gebruikt. Op de factuur hoort het btw-id.

Het btw-tarief: 21%, 9% of verlegd

De meeste zzp-diensten vallen onder het algemene btw-tarief van 21%. Maar er zijn uitzonderingen die je geld kunnen kosten als je ze mist:

• 9% (lage tarief) geldt voor bepaalde werkzaamheden, zoals schilder- en stukadoorswerk aan woningen die ouder zijn dan twee jaar.
• Btw verlegd kan gelden bij zakelijke klanten, bijvoorbeeld in de bouw bij onderaanneming, of bij levering aan een zakelijke klant in een ander EU-land. Dan reken je geen btw, maar zet je "btw verlegd" op de factuur.
• Geen btw (KOR) als je onder de kleineondernemersregeling valt. Je rekent dan geen btw, maar vermeldt op de factuur dat je de KOR toepast.

Bij twijfel check je het juiste tarief voor jouw branche bij de Belastingdienst. Reken het tarief altijd over het bedrag exclusief btw, zodat het subtotaal, de btw en het totaal netjes optellen.

Waarom een los Word- of Excel-sjabloon vaak misgaat

Een sjabloon downloaden is verleidelijk: het is gratis en je hebt binnen vijf minuten iets staan. Voor je allereerste factuur is dat ook prima. Het wringt zodra je er meer gaat sturen, en de fouten die ontstaan zijn precies de fouten die je niet wilt:

• Dubbele of verkeerde factuurnummers. In Word houd je de nummering met de hand bij. Vergeet je er eentje of kopieer je een oude factuur zonder het nummer aan te passen, dan klopt je reeks niet meer en dat is precies wat een controle eruit pikt.
• Btw die je met de hand uitrekent. Eén typefout in een formule of een verkeerd overgenomen bedrag, en je totaal klopt niet. Bij meerdere regels of meerdere tarieven wordt dat snel glibberig.
• Een vergeten verplicht veld. Een sjabloon van een willekeurige site mist soms een verplicht gegeven, of je vult het per ongeluk niet in.
• Verspreide bestanden. Tien losse pdf's in je downloadmap en mailbox zijn lastig terug te vinden, terwijl je facturen zeven jaar moet bewaren.

Geen van deze fouten is groot op zichzelf. Bij elkaar kosten ze tijd, gedoe met de boekhouder en in het slechtste geval een naheffing. En de oplossing is simpel: laat het rekenwerk en de nummering niet van je geheugen afhangen.

Zo maak je 'm met regels en btw in Klussenbeheer

Het mooie is: je hoeft hier geen duur boekhoudpakket voor open te trekken. In Klussenbeheer bouw je een factuur op uit regels, net als in het voorbeeld hierboven, en het systeem regelt de rest. Dat kan op het gratis niveau; je doet de administratie zelf, en de tool zorgt dat hij klopt.

Hoe het werkt:

• Je voegt regels toe. Arbeid, materiaal, voorrijkosten, elk met een aantal en een prijs. Werk je vaker met dezelfde regels, dan pak je ze er telkens bij.
• De btw en totalen rekenen vanzelf. Je kiest per regel het tarief (21%, 9% of verlegd) en het subtotaal, de btw en het totaal worden automatisch opgeteld. Geen handmatige formules, geen rekenfouten.
• Het factuurnummer loopt automatisch door. Elke factuur krijgt het volgende nummer in de reeks, dus nooit meer een dubbel of overgeslagen nummer.
• De verplichte velden staan er standaard op. Je bedrijfsgegevens, KvK- en btw-nummer vul je één keer in en daarna staan ze op elke factuur.
• Alles staat bij elkaar. Je facturen blijven netjes bewaard en terugvindbaar, niet verspreid over je downloadmap.

Hoe de facturatie precies doorloopt, van factuur naar betaling met een iDEAL-link en herinneringen, lees je op de facturatie-pagina. En kwam de factuur voort uit een offerte, dan hoef je niets over te tikken: een akkoord bevonden offerte zet je in één handeling om naar een factuur. Hoe dat richting je boekhouding stroomt, lees je in van offerte naar factuur met je e-Boekhouden-koppeling.

Eerlijk over de koppelingen: de e-Boekhouden-koppeling is live, dus daar stromen je facturen automatisch je boekhouding in. Een Moneybird-koppeling is in aantocht. Werk je met een ander pakket, dan exporteer je je facturen gewoon zelf, maar het opstellen en optellen klopt sowieso.

Checklist voor je eigen factuur

Een nette zzp-factuur is geen kunst, als je de basis op orde hebt:

1. Zet alle verplichte velden erop: bedrijfsgegevens, KvK, btw-nummer, een uniek factuurnummer, datum, klantgegevens, omschrijving, btw en totaal.
2. Gebruik het juiste btw-tarief (meestal 21%, soms 9% of verlegd) en reken het netjes over het bedrag exclusief btw.
3. Houd je factuurnummers opvolgend zonder gaten of dubbele nummers.
4. Laat het rekenwerk niet met de hand doen: een tool die regels optelt en btw automatisch berekent, voorkomt de fouten die een sjabloon je oplevert.
5. Bewaar je facturen geordend, want je moet ze zeven jaar terug kunnen vinden.

Wil je dit zonder los Word-sjabloon en zonder rekenfouten regelen? Bouw je eerste factuur gratis op met regels en automatische btw in Klussenbeheer, of bekijk eerst de functies om te zien of het bij jouw manier van werken past.

Veelgestelde vragen

Wat moet er minimaal op een zzp-factuur staan?

Je bedrijfsnaam en adres, je KvK-nummer en btw-identificatienummer, een uniek en opvolgend factuurnummer, de factuurdatum, de gegevens van je klant, een duidelijke omschrijving van het geleverde werk, het btw-tarief en btw-bedrag, het totaalbedrag en je betaalgegevens met een betaaltermijn. Deze gegevens zijn grotendeels wettelijk verplicht volgens de Belastingdienst.

Heb ik als zzp'er een btw-nummer nodig op de factuur?

Ja, je btw-identificatienummer (het btw-id dat begint met NL en eindigt op een B met twee cijfers) hoort op elke factuur. Reken je geen btw omdat je onder de kleineondernemersregeling (KOR) valt, dan zet je geen btw op de factuur, maar vermeld je wel dat je de KOR toepast. Een btw-nummer en een KvK-nummer zijn twee verschillende dingen; beide horen op de factuur.

Mag ik een factuur in Word of Excel maken?

Dat mag, en voor een enkele factuur per maand werkt het prima. Het risico zit in de details: een factuurnummer dat je per ongeluk dubbel gebruikt, btw die je met de hand verkeerd uitrekent, of een verplicht veld dat je vergeet. Hoe meer facturen je stuurt, hoe groter de kans op een fout. Een tool die de regels optelt en de btw automatisch berekent, haalt dat risico weg.

Welk btw-tarief gebruik ik op mijn factuur?

Dat hangt af van wat je levert. De meeste zzp-diensten vallen onder het hoge tarief van 21%. Voor sommige werkzaamheden, zoals schilderwerk aan woningen ouder dan twee jaar, geldt het lage tarief van 9%. Lever je aan een zakelijke klant in het buitenland, dan kan de btw verlegd zijn. Bij twijfel check je het tarief voor jouw branche bij de Belastingdienst.

Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?

Je bent als ondernemer wettelijk verplicht je administratie, inclusief verstuurde en ontvangen facturen, zeven jaar te bewaren. Voor facturen die met onroerend goed te maken hebben, is dat zelfs tien jaar. Bewaar ze dus digitaal en goed terugvindbaar, niet als losse pdf's verspreid over je mailbox.

Hoe factureer je als zzp'er in de praktijk?

Factureer direct na oplevering, niet aan het eind van de maand — hoe langer je wacht, hoe vager het werk bij de klant op het netvlies staat. Gebruik doorlopende nummering zonder gaten, want die gaten moet je later verantwoorden. Zet er een betaaltermijn bij (14 of 30 dagen is gebruikelijk) en spreek af wat er gebeurt als die verstrijkt. Stuur de factuur naar de persoon die hem moet goedkeuren, niet naar een algemeen info-adres; dat scheelt de meeste vertraging.

Hoe zet ik de btw op mijn factuur?

Vermeld drie dingen apart: het bedrag exclusief btw, het tarief (21% of 9%) met het btw-bedrag, en het totaal inclusief btw. Gebruik je meerdere tarieven op één factuur, splits dan per regel en tel per tarief op. Val je onder een vrijstelling of is de btw verlegd, zet dan de reden erbij — "btw verlegd" met het btw-nummer van de klant. Een factuur waarop alleen een totaalbedrag staat, is formeel niet compleet.

Hoeveel mag je factureren zonder KvK-inschrijving?

Er bestaat geen bedrag waaronder je zonder inschrijving mag factureren. De vraag is of je onderneemt: lever je structureel tegen betaling aan meerdere klanten, dan hoor je ingeschreven te staan, ook bij kleine bedragen. Incidenteel iets verkopen is iets anders dan een bedrijf voeren. Twijfel je over jouw situatie, check dan de ondernemerscheck van de Belastingdienst of vraag het je boekhouder — dit is geen fiscaal advies.

Hoe kan ik zelf een factuur opmaken?

Neem een lege pagina en zet er vier blokken op:

1. Jouw gegevens — bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-identificatienummer, e-mail en telefoonnummer.
2. De factuurgegevens — een uniek nummer dat aansluit op je vorige factuur, de factuurdatum en de vervaldatum.
3. De klantgegevens — naam, adres en bij een zakelijke klant het btw-nummer.
4. De regels — per regel een omschrijving, aantal, prijs per stuk of uur, het btw-tarief en het regeltotaal. Daaronder het subtotaal, de btw per tarief en het totaal.

Onderaan komen je IBAN, de tenaamstelling en de betaaltermijn. Sla het bestand op als pdf, niet als bewerkbaar Word-document — een factuur die de ontvanger kan aanpassen is geen prettig uitgangspunt bij een discussie. Dit kan allemaal met de hand, maar de twee dingen die je dan zelf bewaakt (doorlopende nummering en de btw-berekening) zijn precies de twee waar fouten ontstaan.

Moet ik als zzp'er btw afdragen?

In principe wel. Je rekent btw aan je klant, houdt die apart en draagt hem af via je btw-aangifte, meestal per kwartaal. De btw die je zelf over zakelijke inkopen betaalt, trek je daarvan af als voorbelasting. Drie situaties wijken af:

• Kleineondernemersregeling (KOR). Je rekent geen btw en draagt niets af, maar mag ook geen voorbelasting terugvragen. Op je factuur vermeld je dat je de KOR toepast.
• Btw verlegd. De btw gaat naar je opdrachtgever, bijvoorbeeld bij onderaanneming in de bouw. Jij zet "btw verlegd" plus diens btw-nummer op de factuur.
• Vrijstelling. Sommige diensten, zoals bepaalde zorg of onderwijs, zijn vrijgesteld. Dan hoort er geen btw op.

Zet het btw-deel van elke betaling apart, dan staat het bedrag er als de aangifte komt. Dit is geen fiscaal advies; welke regeling voor jou geldt, check je bij de Belastingdienst of je boekhouder.

Wat zijn facturabele uren?

Facturabele uren (ook wel declarabele uren) zijn de uren die je daadwerkelijk bij een klant in rekening brengt. Alles daarnaast kost wél tijd maar levert geen factuurregel op:

• offertes schrijven en calculeren
• materiaal halen en retourneren
• reistijd zonder voorrijtarief
• administratie, facturatie en achter betalingen aan gaan
• acquisitie en klantcontact dat niet tot een opdracht leidt

Dat verschil is precies waarom je uurtarief hoger moet liggen dan het bedrag dat je per gewerkt uur wilt overhouden — je factureert nooit alle uren van je week. Houd een maand lang bij hoeveel uur je écht schrijft, dan weet je jouw verhouding in plaats van een aanname.

Is 40 euro per uur veel voor een zzp'er?

Dat hangt volledig af van je vak, je kosten en hoeveel van je uren facturabel zijn — een landelijk "normaal" bedrag bestaat niet. Reken het daarom van achteren naar voren in plaats van te vergelijken: neem het inkomen dat je nodig hebt, tel je vaste lasten, verzekeringen, gereedschap, auto en pensioenopbouw erbij op, deel dat door het aantal uren dat je realistisch factureert (niet je gewerkte uren), en je hebt je ondergrens. Ligt 40 euro daaronder, dan is het te weinig, hoe gebruikelijk het in je branche ook klinkt. Wil je die som niet zelf maken: gebruik de uurtarief-calculator, die vraagt dezelfde gegevens uit en rekent de ondergrens voor je uit.