Wat moet er op een factuur staan? De complete checklist voor zzp & klusbedrijven (2026)

Je hebt de klus afgerond, de klant is tevreden en je stuurt de factuur. Een paar weken later belt de boekhouder van je opdrachtgever: de factuur klopt niet, er ontbreekt een gegeven, en de btw kan zo niet worden afgetrokken. Of erger: bij een controle wijst de Belastingdienst je factuur af. Dat is precies waarom de eisen aan een factuur geen formaliteit zijn, maar iets om serieus te nemen.

De goede kant van het verhaal: de regels zijn duidelijk en eenmaal goed ingesteld heb je er nooit meer omkijken naar. In dit artikel staat de complete checklist van wat er verplicht op een factuur moet staan volgens de Belastingdienst, plus de bijzondere gevallen die voor zzp'ers en klusbedrijven vaak spelen: btw verlegd, de kleineondernemersregeling, de bewaarplicht en de betaaltermijn.

De verplichte factuurelementen volgens de Belastingdienst

Dit zijn de gegevens die volgens de Belastingdienst op elke factuur moeten staan. Mist er één, dan voldoet de factuur niet en loopt je klant het risico dat hij de btw niet kan aftrekken.

• Je volledige naam en adres. De bedrijfsnaam zoals die in het handelsregister staat, met het volledige adres. Een postbus alleen is niet genoeg.
• Je KvK-nummer. Het nummer waaronder je staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
• Je btw-identificatienummer (btw-id). Het nummer dat begint met NL, gevolgd door cijfers of letters en eindigend op een B met twee cijfers. Let op: dit is niet je oude omzetbelastingnummer (zie hieronder).
• Een factuurnummer. Een uniek nummer in een doorlopende reeks, zonder gaten. Daar komt zo meer over.
• De factuurdatum. De datum waarop je de factuur opmaakt.
• De naam en het adres van je klant. Bij een zakelijke klant ook diens gegevens volledig; bij verlegde btw heb je ook het btw-id van je klant nodig.
• Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten. Duidelijk genoeg dat te zien is waar de factuur over gaat: "renovatie badkamer, arbeid en materiaal" is beter dan alleen "werkzaamheden".
• De datum van levering of dienst. De dag (of periode) waarop je het werk hebt geleverd. Die kan verschillen van de factuurdatum.
• Het bedrag exclusief btw. Het netto bedrag per tarief, als je meerdere tarieven hanteert.
• Het btw-tarief en het btw-bedrag. Het toegepaste tarief (21%, 9% of 0%) en het bedrag aan btw. Reken meerdere tarieven apart uit.
• Het totaalbedrag inclusief btw. Het eindbedrag dat de klant moet betalen.

Voor een gewone klus voor een particulier is dit alles wat je nodig hebt. Wil je zien hoe dit er in de praktijk uitziet, bekijk dan een voorbeeldfactuur voor een zzp'er waarin elk veld op zijn plek staat.

Hoe ziet een correcte factuur er dan uit?

De checklist hierboven is een opsomming; op papier valt het uiteen in vier blokken die je van boven naar beneden leest. Zo ziet een simpele factuur voor een klus eruit:

Blok 1 — bovenaan, jouw gegevens. Je bedrijfsnaam en adres, je KvK-nummer en je btw-id. Meestal rechtsboven of onder je logo. Dit blok verandert nooit, dus zet het één keer goed.

Blok 2 — daaronder, aan wie en wanneer. De naam en het adres van je klant, het factuurnummer, de factuurdatum en de leverdatum. Vier regels, meer is het niet.

Blok 3 — het midden, de regels. Per regel een omschrijving, een aantal, een prijs per eenheid en een regeltotaal. Bijvoorbeeld:

Dit is een voorbeeldopzet, geen tarievenadvies — vul je eigen bedragen in. Let op dat arbeid en materiaal bij woningen ouder dan twee jaar vaak onder verschillende btw-tarieven vallen; dan moet je ze ook echt als aparte regels tonen.

Blok 4 — onderaan, de optelsom. Het totaal exclusief btw, daaronder per tarief het btw-bedrag, en dan het totaal inclusief btw. Daarna je betaaltermijn en je IBAN.

Meer heeft een eenvoudige factuur niet nodig. Alles wat daarbuiten valt — een logo, een dankwoord, algemene voorwaarden op de achterkant — mag, maar is geen eis.

Welke gegevens van je klant heb je nodig?

Bij een particulier is het kort: naam en adres. Dat is genoeg.

Bij een zakelijke klant heb je meer nodig, en dat is precies waar facturen blijven liggen. Vraag het daarom vóór je begint, niet als de klus af is:

• De statutaire bedrijfsnaam, niet de handelsnaam op de gevel. Die twee verschillen vaker dan je denkt.
• Het factuuradres, dat kan afwijken van het adres waar je hebt gewerkt.
• Het btw-identificatienummer van de klant. Verplicht zodra je btw verlegt, en sowieso handig om te hebben.
• Een eventueel inkoop- of referentienummer. Grotere opdrachtgevers betalen niets zonder dat nummer op de factuur, hoe correct de rest ook is.
• Het mailadres van de crediteurenadministratie. Vaak een ander adres dan dat van je contactpersoon.

Zet die vijf velden in je offerteformulier of vraag ze bij de opdrachtbevestiging op. Klanten geven ze zonder morren als je het aan het begin vraagt; achteraf kost het je twee mails en een week vertraging.

De vereenvoudigde factuur voor kleine bedragen

Voor kleine bedragen mag je een lichtere variant sturen, de zogeheten vereenvoudigde factuur. Daarop hoef je niet alle gegevens van je klant te vermelden; je eigen gegevens, de datum, een omschrijving en het btw-bedrag volstaan. Denk aan een contante afrekening voor een klein reparatietje.

Er zit wel een drempelbedrag aan, en dat wordt periodiek aangepast — controleer de actuele grens en de exacte voorwaarden bij de Belastingdienst voordat je erop vertrouwt. En let op: bij verlegde btw en bij levering aan een klant in een ander EU-land mag het niet, ook niet onder het drempelbedrag. In de praktijk kun je als klusbedrijf beter gewoon altijd een volledige factuur sturen. Je systeem vult die velden toch automatisch, dus je wint er niets mee behalve een uitzondering die je moet onthouden.

Het factuurnummer: doorlopend en uniek

Het factuurnummer leidt verrassend vaak tot fouten, dus het verdient een eigen woordje. De eis is simpel: je factuurnummers moeten een doorlopende, unieke reeks vormen. Geen dubbele nummers, en geen gaten in de reeks.

Je mag zelf kiezen hoe je nummert. Veel ondernemers gebruiken het jaartal als prefix, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, enzovoort. Begin je elk jaar opnieuw bij 001, dan is dat prima zolang de reeks binnen het jaar maar netjes doorloopt. Belangrijk is dat je nooit een nummer overslaat of een factuur weggooit zonder spoor: ook een geannuleerde of gecrediteerde factuur houdt zijn nummer in de reeks.

Dat is precies de reden dat veel zzp'ers fout gaan met losse Word-documenten: je verspringt per ongeluk een nummer of stuurt twee facturen met hetzelfde nummer. Een systeem dat het nummer automatisch ophoogt, voorkomt dat.

Btw verlegd: let op bij zakelijke klussen

Werk je in de bouw als onderaannemer voor een ander bouwbedrijf, dan heb je waarschijnlijk te maken met de verleggingsregeling. Daarbij breng je zelf geen btw in rekening, maar draagt je opdrachtgever de btw af aan de Belastingdienst.

Op zo'n factuur zet je dus geen btw-bedrag. In plaats daarvan vermeld je:

• het bedrag exclusief btw, zoals altijd
• de tekst "btw verlegd"
• het btw-identificatienummer van je klant (niet alleen dat van jezelf)

Alle andere verplichte gegevens blijven gewoon staan. De verleggingsregeling geldt niet voor particulieren: aan een consument reken je altijd gewoon btw.

De kleineondernemersregeling (KOR)

Maak je weinig omzet, dan kun je meedoen aan de kleineondernemersregeling. Onder de KOR breng je geen btw in rekening en hoef je geen btw-aangifte te doen, maar je mag de btw die jij zelf betaalt ook niet aftrekken.

Doe je mee aan de KOR, dan ziet je factuur er net iets anders uit:

• je rekent geen btw, dus er staat geen btw-tarief of btw-bedrag op
• je vermeldt in plaats daarvan dat je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling
• je btw-id hoeft niet meer op de factuur, maar je KvK-nummer wel

Twijfel je of de KOR voor jou voordelig is? Dat hangt af van hoeveel btw je zelf betaalt op materiaal en inkoop. Voor een klusbedrijf dat veel materiaal inkoopt, is de KOR vaak juist níet voordelig, omdat je dan de btw op dat materiaal niet kunt terugvragen.

De betaaltermijn

De betaaltermijn is wettelijk niet verplicht op je factuur, maar wel sterk aan te raden. Zet je geen termijn op de factuur, dan geldt de wettelijke termijn van 30 dagen. Door zelf een termijn te noemen ("te voldoen binnen 14 dagen") maak je het de klant duidelijk en heb je een steviger uitgangspositie als er te laat wordt betaald.

Betaalt een klant niet op tijd, dan stuur je eerst een kosteloze herinnering, de zogeheten 14-dagenbrief, voordat je incassokosten in rekening mag brengen. Hoe je dat hele traject van offerte tot betaalde factuur soepel laat verlopen, lees je in van offerte naar factuur.

"Te voldoen" of "te betalen"? Beide mag, geen van beide is verplicht en er zit juridisch geen verschil tussen. "Voldoen" is de formelere variant en betekent hetzelfde: het bedrag overmaken. Waar het wél op aankomt, is dat er één ondubbelzinnige zin staat met een datum of een aantal dagen erin, plus je IBAN en het factuurnummer als betalingskenmerk. "Gaarne te voldoen" zonder termijn is geen afspraak.

E-factureren aan de overheid

Werk je voor een ministerie, een uitvoeringsorganisatie of een gemeente, dan gelden andere spelregels. Overheidsopdrachtgevers accepteren geen pdf per mail meer als officiële factuur; die moet als e-factuur binnenkomen, in een gestructureerd bestandsformaat dat hun systeem automatisch kan inlezen. Een pdf is voor een computer namelijk gewoon een plaatje.

Voor een klusbedrijf zijn er in de praktijk drie routes:

• Via het Peppol-netwerk, het internationale afsprakenstelsel voor e-facturen. Je facturatiepakket of boekhoudprogramma stuurt de factuur dan rechtstreeks naar je opdrachtgever. Dit is de route die op termijn de standaard wordt.
• Via het leveranciersportaal van die specifieke overheidsorganisatie, waar je de factuurgegevens handmatig invoert. Prima bij één factuur per jaar, bewerkelijk bij meer.
• Via je boekhouder of een factuurdienst die de omzetting voor je doet.

Vraag bij de opdrachtverstrekking meteen welke route zij willen en welk ordernummer erop moet. Dat scheelt je de klassieke situatie waarin een correcte factuur weken blijft liggen omdat hij in het verkeerde formaat is aangeleverd. De inhoudelijke eisen uit de checklist hierboven blijven overigens gewoon gelden — e-factureren verandert alleen het transportmiddel, niet wat erop moet staan.

De bewaarplicht: zeven jaar

Een factuur verstuurd is niet hetzelfde als een factuur afgehandeld. Je bent verplicht je facturen en je hele administratie zeven jaar te bewaren. Voor gegevens die met onroerend goed te maken hebben, geldt zelfs een termijn van tien jaar.

Bewaren mag digitaal, zolang de facturen leesbaar blijven en de inhoud niet meer verandert. Een map met pdf-bestanden of facturen die in je administratiesysteem staan, voldoet prima. Een stapel losse Word-bestanden op een oude laptop is een risico: raak je die kwijt, dan voldoe je niet aan de bewaarplicht.

Het oude btw-nummer: niet meer gebruiken

Een veelgemaakte fout: het oude omzetbelastingnummer op de factuur zetten. Dat nummer kan je BSN bevatten en mag daarom niet meer op je factuur of website staan. Gebruik altijd je btw-identificatienummer (btw-id), het nummer dat eindigt op B en twee cijfers. Het omzetbelastingnummer gebruik je alleen nog in je contact met de Belastingdienst zelf, bijvoorbeeld bij je aangifte.

Hoe Klussenbeheer dit automatisch goed doet

Alle bovenstaande velden onthouden en bij elke factuur opnieuw correct invullen, is foutgevoelig handwerk. Daar is geen reden voor. Klussenbeheer zet de verplichte factuurgegevens automatisch op je factuur.

Je vult je bedrijfsgegevens, KvK-nummer en btw-id één keer in. Daarna staat dat op elke factuur die je maakt. Het factuurnummer hoogt automatisch op in een doorlopende reeks, zodat je nooit een dubbel of een ontbrekend nummer hebt. De btw rekent het systeem per regel uit op basis van het tarief dat je kiest, en bij een zakelijke klant kun je btw verlegd instellen, inclusief het btw-id van je klant en de juiste vermelding op de factuur.

Via de facturatie maak je van een afgeronde klus met één klik een complete factuur, met betaaltermijn, een iDEAL-betaallink en automatische herinneringen als de klant niet op tijd betaalt. Elke factuur wordt bewaard, zodat je vanzelf aan de zevenjarige bewaarplicht voldoet. Je hoeft de checklist uit dit artikel dus niet uit je hoofd te kennen: het systeem houdt zich er voor je aan.

Klussenbeheer is gratis te proberen. Je kunt zelf een proeffactuur maken en zien dat alle verplichte velden er netjes op staan voordat je hem verstuurt.

Kort samengevat

Een factuur die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst bevat altijd:

1. Je gegevens en die van je klant — naam, adres, KvK-nummer, btw-id en de klantgegevens.
2. Een doorlopend, uniek factuurnummer en de factuur- en leverdatum.
3. Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
4. De bedragen — exclusief btw, het btw-tarief en -bedrag, en het totaal inclusief btw.
5. De bijzondere gevallen — btw verlegd bij onderaanneming, of de KOR-vermelding als je geen btw rekent.

Daarbovenop gelden de bewaarplicht van zeven jaar en, slim maar niet verplicht, een duidelijke betaaltermijn. Houd je je daaraan, dan staat je administratie als een huis.

Wil je dit zonder gedoe regelen? Bekijk de functies van Klussenbeheer of begin gratis via Klussenbeheer en maak een factuur waar alles automatisch goed op staat.

Veelgestelde vragen

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

Volgens de Belastingdienst minimaal: je volledige naam en adres, je KvK-nummer, je btw-id, een doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, de naam en het adres van je klant, een omschrijving van de geleverde goederen of diensten, de leverdatum, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en btw-bedrag, en het totaalbedrag inclusief btw. Ontbreekt er iets, dan kan je klant de btw mogelijk niet aftrekken.

Moet mijn KvK-nummer op de factuur staan?

Ja. Zowel je KvK-nummer als je btw-id zijn verplicht. Het oude omzetbelastingnummer mag je niet meer op je factuur gebruiken, omdat daar je BSN in kan zitten; gebruik altijd het btw-id dat eindigt op een B en twee cijfers.

Wat moet er op een factuur staan als zzp'er?

Exact dezelfde gegevens als voor elk ander bedrijf: naam, adres, KvK-nummer, btw-id, een doorlopend factuurnummer, de factuur- en leverdatum, de klantgegevens, een omschrijving en de bedragen met btw. Doe je mee aan de KOR, dan reken je geen btw en vermeld je dat op de factuur.

Wat betekent btw verlegd op een factuur?

Bij verlegde btw breng je zelf geen btw in rekening, maar draagt je zakelijke klant die af. Dit komt veel voor in de bouw bij onderaanneming. Je zet dan geen btw-bedrag op de factuur, maar de vermelding "btw verlegd" plus het btw-id van je klant.

Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?

Zeven jaar. Voor gegevens over onroerend goed geldt tien jaar. Digitaal bewaren mag, zolang de facturen leesbaar blijven en de inhoud niet wijzigt.

Hoe ziet een correcte factuur eruit?

In vier blokken. Bovenaan jouw gegevens (bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-id), daaronder aan wie en wanneer (klantgegevens, factuurnummer, factuur- en leverdatum), in het midden de regels met omschrijving, aantal, prijs per eenheid en btw-tarief, en onderaan de optelsom met je betaaltermijn en IBAN. Meer heeft een eenvoudige factuur niet nodig.

Welke gegevens van mijn klant heb ik nodig?

Bij een particulier alleen naam en adres. Bij een zakelijke klant ook de statutaire bedrijfsnaam, het factuuradres, het btw-id, een eventueel inkoop- of referentienummer en het mailadres van de crediteurenadministratie. Vraag ze bij de opdrachtbevestiging op.

Wat is een vereenvoudigde factuur?

Een lichtere factuur voor kleine bedragen waarop niet alle klantgegevens hoeven te staan. Er geldt een drempelbedrag dat periodiek wijzigt, dus controleer de actuele grens bij de Belastingdienst. Bij verlegde btw en bij levering binnen de EU aan een klant in een ander land mag het niet.

Moet ik e-factureren aan de overheid?

Ja. Een pdf per mail geldt bij overheidsopdrachtgevers niet meer als officiële factuur. Het moet een e-factuur in een gestructureerd formaat zijn, via Peppol, via het leveranciersportaal van die organisatie of via je boekhouder. Wat er inhoudelijk op moet staan, verandert daardoor niet.